(本文档 适用于 V2.959 及以上版本)


基于标签的文件管理是 tagLyst Next 的重点功能,本篇将着重介绍如何生成和维护「文件标签」。

在开始所有一起之前,我们希望您先记住:

要享用文件标签的好处,您不必每次逐个给文件「贴上标签,操作其实很简单


「文件标签」简介

什么是「标签

所谓「标签」,就是一个短语,一个词组,一个关键字。

这个词语,能够快速指出文件的某方面的「要点」,而且可能会频繁使用。


文件的名称中如果含有这些常用短语,我们就称之为「标签化」的文件

有时,我们下载的文件就是高度「标签化」的,例如:

BigBang大爆炸.S01.E01.1080p.英文中字.mp4

除了视频的标题以外,其中还蕴含了诸如:第一季,1080p规格,英文字幕语种等「标签」信息


标签化」的好处?

使文件「标签化」有3个显著好处:


(1)可以帮助我们高效分类文件

这种分类方法远超传统「文件夹」分类,文件夹分类会陷入分类「维度」单一的陷阱中,造成不停调整文件位置。例如,好不容易 按照「2019年」,「2020年」……的方式划分完文件,再想按公司名称分类,可能又要重新来一遍。「标签」就没有这个问题,因此我们随时可以增加/减少文件分类的「维度」。


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(2)可以帮助我们高效聚合文件

文件一旦达到「标签化」(无论简单还是复杂标签),就能让我们通过点击「标签」立刻筛选聚合出所有相关信息。

例如:我们可以瞬间筛选出「4K视频」而且「高评分」标签的视频出来,这个操作跨越各个子文件夹,就像在一个专业视频网站或者数据库里操作一样。

标签化」程度越高,信息越有价值,大家一样保有3,000个文件,「标签化」的文件资料库是一个「知识库」,而传统的文件夹只是一个信息「倾倒和囤积」的地方。


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(3)可以帮助我们记录下工作流状态

有些文件处理到一半,需要在下一个环节,由下一个协作者处理,到底哪些文件(或文件夹)处在哪种状态,这样的信息连接就非常适合通过「标签」来描述。(另外,tagLyst 也支持「文件备注」信息)

例如:财务人员可以快速拉出「要对账」标签的收据,经理可以快速拉出「要Review」的合同…… 一旦自己工作完成就更新标签为「完成」,或者更新到下一个流程状态,最后也可以根据「状态标签」快速统计所有文件信息,有多少「好评」标签,多少「丢单」标签的数量 ……


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如何产生「文件标签」

一直有种误解,要想获得「标签」的好处,我们每次要对成百上千的现有文件重新贴一遍「标签」,实际上,我们的实践表明,绝大多数情况下,标签匹配都是自动的,而我们要做的就是不断迭代一套标签规则,让资料库变得越来越聪明。就像一个成熟的 boss 一样,我们不用事必躬亲,而是从规则上寻找优化的方法,这样才能一劳永逸!


标签」有两种产生途径:


采用「预设标签」

tagLyst 为每个资料库,提供一个「预设标签库」。在「预设标签库」里,我们可以定义「标签规则」,而「规则」可以把一类文件聚合起来。

目前版本的 tagLyst 支持「名称智能匹配」规则, 如果文件名里包含您规定的短语和您定义的同义词,就会被归纳到这个「标签」下。


例如:我们可以创建「上海」这个标签,这样一来一瞬间文件名里含有「上海合同」「上海客户」等等之类的文件都相当于在「上海」标签之下了。 另外,通过「同义词」规则,我们可以把「沪」「魔都」之类词语也当作「上海」标签匹配!

而这一切,只要我们一次性设定「规则」即可,不用逐一文件去查看。


自行「贴标签

如果,现有的文件名里不包含我们想要的「要点」或是「同义词」,我们可以手动为文件「贴标签」。

如上文所说,工作流状态,很有可能是一个需要额外附加在文件上的信息,需要我们手动「更新」。

虽然,这类「标签」需要我们手动更新,tagLyst 允许我们选中文件(甚至批量文件),然后从已有「预设标签」中点选需要贴上的标签即可,无需每次手动去打字。



标签具体操作 指南

如何 管理每个「资料库」的「预设标签」


当我们每次新添加标签时, 系统都会帮我们记录下标签,存入「预设标签库」内,方便我们下次贴标签时,不用重新输入,直接点选即可。


每个「资料库」都有自己独有的「预设标签」。 当我们需要编辑这些标签,或者根据具体业务,维护一套专有标签时,可以使用「预设标签」设置功能。


在「预设标签」的设置中,可以事先准备好标签名称供以后选择,也能对标签的图标颜色样式细节进行调整。

打开「预设标签」的设置,具体操作:

选中资料库 》找到 偏左侧 检索栏中「标签」卡片》点击「预设」即可



 

如何 添加/删除/编辑「预设标签」

添加新 预设标签

此方法可以帮我们事先添加一个标签供以后文件的贴标签操作选择。


具体操作:

打开「预设标签」设置 》右侧「操作选项」菜单 》 点击「添加预设标签」》填入名称/同义词/颜色/图标 等信息保存即可


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编辑/删除已有 预设标签

具体操作:

打开「预设标签」设置 》选中左侧栏内希望编辑的标签》 右侧「编辑选中标签」》修改/移除 标签的相关信息


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请注意,V2.9 新版中,已经被文件使用的预设标签 虽然可以被删除或改名,但是存在于文件上的标签不会改变,只是改变了「标签库」里的内容。

 

如何 为文件 贴上/取消「标签」?

为文件 贴标签 / 取消标签 最简单的方式是:

选中(一个或多个)文件 》 找到右侧「选中项」菜单栏 中 「标签」卡片 》点击「编辑」



这时,如果我们从未添加过标签,那么可以在「输入栏」内添加新标签并回车。



如果我们以前已经输入过标签,或者有一个「预设标签库」的话,直接点选标签即可为当前文件 添加/取消标签。



 


如何 为「预设标签」进行分组管理

当标签过多时,把相关的标签分为一组,不失为一种聪明的管理方式,这也方便我们以后从列表中选取标签。

例如:我们可以把「已完成」/ 「待定」/「进行中」3个标签,归纳到「任务状态」这个分组中去。


首先,如果希望新建一个标签分组,具体操作:

打开「预设标签」设置 》右侧「操作选项」菜单 》点击「添加标签分组」》填入名称等信息保存即可


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如果希望把某个标签分配到一个分组下,具体操作:

打开「预设标签」设置 》直接拖动左侧栏内的标签 》拖动到左侧的另一个标签分组下即可


新产生的文件标签,如果不加设置,会被自动归纳到「未分组标签」中


如何设置标签分组的「互斥属性」

tagLyst 3.0版后,采用了标签分组「互斥属性」概念。设定为「互斥」的标签分组,同时只能有一个标签被选中,一旦选中一个就会自动取消同组的其它标签。特别推荐GTD之类的单一状态的标签组,例如:「已完成」、「已取消」……


具体操作:

打开「标签预设」 》选中「标签分组」 》 勾选成为「互斥标签」分组即可


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如何自定义「标签分组」排序

tagLyst 3.0版后,我们还可以自定义「标签分组」的显示顺序


具体操作:

打开「标签预设」 》点击标签分组下方的「分组下移」、「分组上移」按钮 》即可更改标签分组的显示顺序


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如何 将「标签」同时指定给多个标签分组?

tagLyst 2.7版后,采用了「标签多分组」概念,可以把一个标签指定给多个标签分组。


具体操作:

打开「标签预设」 》选中「标签」 》 勾选「所属分组」即可



如何 为「预设标签」进行自定义排序

我们有时希望某些标签出现在靠前位置,这时我们可以使用标签自定义排序,具体方式:

打开「预设标签」设置 》直接拖动左侧栏内的标签 》拖动到其它标签的前面或后面即可


标签分组本身暂不支持「拖动排序」,可以为分组添加编号,例如:「10.设计」「20.客户」……使其顺序排列。


 

如何 采用其它资料库已有的标签

有时,我们为一个「资料库」辛苦设置了一套「预设标签」,希望沿用给另一个「资料库」,而不是从零开始重新构建,这时,我们可以通过「引用其它标签库」的手段来解决,具体方式:


打开「预设标签」设置 》右侧「操作选项」菜单 》 点击「显示高级选项」》 使用以下「资料库」中预设标签 》 选择需要复用的标签来源的资料库


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完成设置后,其它「资料库」下的标签就能在当前库内显示出来了。


被引用的标签库只是一个副本,只能在其「原生」的「资料库」内被修改

可以引用多个标签库,也可以在当前资料库新建一套标签,这些标签都会自动合并在一起

该节为「高级选项」,需要一定实践技巧,不推荐新手使用。