《有效提升你的职场写作能力》

—— 用写作助力职场成就

戴愫


戴愫

培训师、作家。帮助在华外企和国际化本土企业员工,进行跨文化培训,客户包括苹果、阿里巴巴。


课程亮点

  1. 从基调、内容和结构三个方面,提供一套完整的职场写作的思维模式,掌握快速成文的方法

  1. 剖析中文语言,再造语言体系,构建适合职场书面沟通的信息化语言,克服中文“重感悟,轻实证”的特点

  1. 有明确的模板和工具,覆盖四大职场写作类型:总结类、调查报告类、申请类和计划类

  1. 方法通用,职场新人可以避免绕弯路,职场老兵可以用来进阶,管理层可以用来明晰规划


课程大纲


〇 发刊词|怎样提升你的职场写作能力


〇.1 不同职场人士特点、诉求和写作场景

职场人士

诉求

写作场景

职场小兵

专业技能强,需要简洁有力地从专业视角影响读者;


需要经常写一些文章分享信息、阐述观点,比如项目进度报告、会议纪要、工作计划、可行性报告。

职场老兵

列出工作过程和结果,并把“成果”变成“功劳”,证明自己是未来的管理人才

运营类报告

职场管理层

高层的故事线来组织文章逻辑

管理类报告,描述清楚商业逻辑,以便公司做出战略决策

〇.2 通常存在的困惑:


〇.3 “书面沟通”技能的本质

作为写作者要用大量的信息化语言,在文字上与读者建立起信任,让读者通过单向沟通的形式,读出双向沟通的幻觉,最后双方理性、感性都达成一致。

沟通形式

单向,作为作者,要通过“单向沟通的形式”,让读者读出“双向沟通的幻觉”(因为没有一个正常的成年人喜欢“被通知、被命令”,大家都喜欢“被商量、被探讨”)

沟通的标准

60 分沟通标准:互相明白对方的意思

80 分沟通标准:达成协作,获得想要的结果

100分沟通标准:理性和感性都要达成一致

沟通的基本前提

“信任”是超越一切沟通形式、一切沟通技巧最基础的前提

〇.4课程编排

先道(思想和内容)后术(文字的质感、温度);

先谋篇布局,再润色文字;

先把话写清楚了,再把它写精彩了。

一、二讲:基础课,养成正确的写作习惯——先想(TCS三步构思)后写然后删

三、四讲:四大思维能力组织文章结构


一.先想再写-TCS(基调、内容、结构)三步构思法

1.1 Tone-基调

基调为王,七种文案的标志性语气;

清楚每类文章需要传递的价值是确定基调的前提




具体案例和标志性基调

具体文案

标准基调

年终总结

有深度

×回顾

×业绩流水账


√行动指南

√提供难得的一线经验和不同的视角

√体现分析能力,将感性认知上升到理性的规律性的总结,协助领导对未来做出正确的决策


进展汇报

不讨教

×只提问题

√给出方案

√汇报公式:我这样做,您同意吗?

√呈现解决问题过程中的重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利


调查报告

实事求是

ד我认为”、“我估计”

√“资料显示”、“数字表明”

项目计划

可交付

×仅仅写行为:“选择外部供应商”、“草拟消费者调查报告”

√众多可交付结果的总和:“确定外部供应商”、“递交消费者调查报告”

√项目计划书按照OKR,即关键结果用来衡量目标是否达成 注:Object(目标)、KeyResult(关键结果)

请示

有主见

×传声筒语气:“他们抱怨”、“他们声称”

√有主见、有担当的语气:“我注意到”、“我相信我的团队会”

√给出量化的标准、如果是选择题,需要提供最佳选项

批复

态度明确

ד似属可行”、“酌情办理”


1.2 Content-内容

原则:从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”,提供“所有必需信息”,然后按照“要话先说”的顺序排列。也就是说,文章的每个部分都要对读者有价值




1.3 Structure-结构(金字塔)

向下想三层,假设变结论

1.4 压缩三分之一的文字

KISS原则:keep it short and simple


三个方法,减无可减”(简洁的文字体现自律):

  1. 压缩注水的文字“大概”、“一般来说”、“话说回来”
  2. 删掉“在我看来”、“我认为”、“我相信”,没必要反复提醒读者这是我的观点
  3. 压缩重复的句子



二.日常邮件的高段位写法

2.1 标题 | “呼唤你,愉悦你”


框架式标题:

×《12月3日的培训课程》

×《5月12日会议纪要》

×《Re:Re:Re:Re:部门会议的筹备》


√《12月3日——学习成为有效的沟通者》

√《5月12日会后行动方案,请批示》

√《年度明星员工;Re:部门会议的筹备》

2.2 开头 | 有温度、有重点的开门三句话

根据不同企业收集到的邮件样本,开篇的问题往往不在于没有开门见山,而是前篇一律的机器语言风格。

写作目的放在前三句中(邮件的第四句已经不算开头了):
开头用一句话写出你的个性和感性智慧(沟通需要暖场),然后第二、三句马上进入主题。

开头第一句参考版本

应用场景

“祝贺你升级为妈妈,照片上的小宝宝快乐而健康。欢迎你回到我们的队伍。”

女员工休完产假回到工作岗位

“嘿,刚才的发言很精彩!”

某次电话会议之后的邮件开头

“夏天的贵州很舒爽吧。”

对方刚刚度完假回来

“上周的年会获益匪浅,终于和你真人见到面啦。”

参加对方组织的年会后

第二、三句马上进入主题

我给你发邮件,是想核实一下......


2.3 正文 | “三个凡是”安排格式,提供读者所有必需信息

内容:TCS三步法中内容要求,提供读者需要知道的所有必需信息(考察对他人需求的敏感度和洞察力)

格式:三个凡是

1.凡是能分段,就分:以段为单位呈现思考逻辑

2.凡是能做小标题,就做:小标题是路标,降低读者的阅读难度,同时防止阅读思维不脱轨

标题之间结构平行:

比如:同盟会的“驱除鞑虏、恢复中华、创立民国、平均地权”;迪士尼的“制造奇迹”;

现行的合同条款、协商新条款、谁签署合同”,写成“回顾现行条款、协商新条款、确定签署人”

比如:“调整结构”,写成“调结构”;“夯实基础”,写成“夯基础”;“振兴集镇”,写成“兴集镇”

3.凡是能列清单图表,就列(一图胜千文)

三个凡是不仅为文字创造出“留白”,而且把结构化的思维,视觉化给读者看,善于使用三个凡是的作者,不需要借助下划线或粗黑体,就能将所要强调的内容得以强调,这就是写作的优雅。

参考美国1977年联邦税表填表说明


2.4 诉求 | 清晰的立场和尊重的语气

诉求这个部分很敏感,不适合前面提到的KISS原则,句子太短,本身就是一种简单粗暴;

温和而坚定的表达诉求,是自尊度高的人群特定的习惯,是一种理所当然的职场礼仪。

清晰的立场:

ד请各位按时递交表格,否则刘总会责备”

√“我期待在下午4点之前收到您的表格,尤其是张三和李四二位。如果您是在忙不过来,请提前告知我。我会在3:00~3:30时段电话您,给予帮助。”

写出尊敬的语气的两个技巧:

2.5 结尾 | 积极而开放的结尾,引发真正的行动

积极而开放的结尾,能让读者再一次产生双向沟通的幻觉,降低信任成本。

积极的结尾

常规

更积极

“如果你有任何问题,请随时和我联系”

“我会每周和您更新这个项目的进程。周一我会和您联系,看看您是否有其他问题我可以协助解决。”

开放式结尾:“我期待能和您在电话里进一步讨论。欢迎您的建议,盼探讨。”


三.用四大思维能力构建金字塔大纲


四.开篇制胜的首段


润色语言:权威、亲和力的措辞

五.打造语言的“质感”


六.打造语言的“温度”


七.总结


8.【附】职场写作工具包

金字塔结构

读者结合自身逻辑,套用模板,用信息化语言组织内容,打造高质量文章。

 2019-3-11.png

塔尖作序,塔中作小标题,塔底作段落

垒好的金字塔

微信图片_20190311123635.jpg


微信图片_201903111236351.jpg


微信图片_201903111236352.jpg




微信图片_201903111236353.jpg


微信图片_201903111236354.jpg


微信图片_201903111236355.jpg